El entorno de nóminas de SAP no es una excepción. Las actualizaciones periódicas, los paquetes de soporte y las mejoras, como las Notas de SAP, los Paquetes de Soporte de RR. HH. (HRSP) y los Cambios Legales Nacionales (CLC), pueden afectar directa e indirectamente la precisión de las nóminas.

Por ejemplo, SAP ha anunciado la modernización de SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP). A partir del segundo trimestre de 2025, las instalaciones de SAP ECP cambiarán de SAP ECC 6.08, SAP NetWeaver 7.40 y la base de datos SAP MaxDB a SAP S/4HANA 2023, ABAP Platform 2023 y la base de datos SAP HANA. Este artículo del blog de la comunidad SAP explica los cambios y señala que «la modernización de ECP no es solo una actualización técnica, sino una transformación hacia una solución de nómina más avanzada, escalable y preparada para el futuro. Si bien SAP gestiona la mayor parte de la conversión técnica, los clientes y socios participan activamente en las pruebas y la validación».

Como parte de la modernización de SAP ECP, la base de datos y el software de nóminas cambiarán, y los clientes serán responsables de probar el sistema. El Monitor de Varianza de EPI-USE Labs está aprobado para su uso con SAP ECP y es un excelente acelerador en este proceso, ya que ayuda a agilizar las pruebas y reduce el riesgo de que cualquier cambio imprevisto afecte los cálculos de nóminas.

Implementar actualizaciones de SAP que puedan afectar la nómina siempre requiere pruebas y validaciones exhaustivas. La nómina no se trata solo de si el sistema funciona, sino de si funciona correctamente.

Mucha gente asume que las actualizaciones de software son seguras una vez aplicadas técnicamente. Sin embargo, cualquier cambio de software puede generar riesgos imprevistos en la nómina si no se valida adecuadamente. Podría afectar significativamente la precisión de la nómina, provocando salarios incorrectos y pagos a terceros, frustración en los empleados, incumplimiento legislativo, costosas sanciones de las autoridades locales y pérdida de confianza.

Qué pueden hacer los profesionales de RRHH y nóminas

Incluso pequeños cambios pueden provocar interrupciones significativas en la precisión de la nómina. En lugar de asumir que todo está bien, los profesionales de RR. HH. y nómina deberían asumir la responsabilidad de la precisión de la nómina después de cada cambio de sistema. Aquí te explicamos cómo:

  • Manténgase informado sobre las actualizaciones de software: Monitorear el HRSP y los cambios legales específicos de cada país. Asegurarse de que se prueben en un sistema de proyecto utilizando datos de producción anónimos antes de implementarlos en el sistema en vivo.
  • Prueba más allá de lo básico: Evite depender de verificaciones aleatorias o de pruebas de muestra limitadas. Asegúrese de que los cálculos de nómina y gestión del tiempo se validen con todos los empleados para confirmar que no se hayan producido discrepancias imprevistas como resultado de los cambios en el sistema.
  • Comparar resultados antes y después: Ejecute nóminas paralelas o ciclos de prueba para comparar los resultados generados antes y después de las actualizaciones de software. Asegúrese de que no haya variaciones imprevistas y tenga en cuenta las diferencias intencionales derivadas de cualquier cambio conocido en el sistema y la configuración.Identifique discrepancias en las publicaciones de nómina, tiempo y FI a nivel de tipo de salario, no solo en los totales.
  • Monitorizar la entrada en funcionamiento: Continúe probando y validando las nóminas tras la puesta en marcha, como parte del proceso habitual. Esta validación podría ser un paso que agilice el proceso habitual y reduzca los errores.

Encontrar la solución adecuada

Herramientas como el Reporte de Tipos de Nómina, los Informes Comparativos de Resultados de Nómina personalizados y las hojas de cálculo manuales pueden combinarse y utilizarse para realizar comparaciones; sin embargo, no están completamente automatizadas, son lentas y tediosas de usar, y a menudo presentan riesgos de seguridad, especialmente cuando los datos se exportan fuera del sistema SAP. En el mundo actual de ciberdelincuencia y robo de identidad, esto no es una opción.

Variance Monitor está diseñado específicamente para comparar los resultados de nómina antes y después de las actualizaciones, dentro de SAP, sin interrumpir las operaciones. Sus ventajas incluyen:

  • Variance Monitor permite la comparación entre dos sistemas en el mismo momento; en otras palabras, antes y después de la actualización del software.
  • Variance Monitor lee datos SAP directamente del sistema sin necesidad de exportarlos. También aplica autorizaciones SAP para controlar el acceso a los datos y las funciones del producto. Esto significa que es más seguro que exportar datos a archivos para compararlos en hojas de cálculo.
  • Variance Monitor puede procesar un gran volumen de datos con gran rapidez. Esto le ahorra tiempo y permite realizar más pruebas para todos los empleados, en lugar de ejecutar solo unas pocas pruebas para una pequeña muestra de empleados.
  • El programa Variance Monitor 3 Export crea archivos de datos cifrados que pueden utilizarse como fuente de datos para el sistema de control en una comparación. Esto permite usar un solo sistema para comprobar el impacto de una transformación si los datos se extraen antes de realizar los cambios. Esta función es muy práctica y facilita el uso eficiente de los recursos informáticos y la infraestructura.
  • Las comparaciones se pueden configurar y reutilizar, o copiar y modificar. De cualquier manera, se gana al ahorrar tiempo y obtener un proceso de análisis repetible y consistente.
  • Las comparaciones de Variance Monitor se pueden programar fuera del horario de oficina y recibir una notificación al finalizar. Esto significa que podría salir de la oficina por la tarde y tener los resultados listos a la mañana siguiente para su análisis.
  • La vista de lista de Variance Monitor admite la navegación hacia adelante hasta los resultados de nómina para respaldar el análisis detallado.

A medida que los sistemas de nóminas evolucionan junto con las actualizaciones de SAP y los cambios legislativos, un enfoque proactivo de supervisión y validación cobra cada vez mayor importancia. Para los profesionales de RR. HH. y nóminas, las comprobaciones periódicas a lo largo del año no solo simplifican la conciliación de fin de año, sino que también minimizan las interrupciones en el procesamiento de las nóminas y reducen la probabilidad de errores costosos.

La identificación temprana de discrepancias en el ciclo de nómina es esencial para mantener la precisión, reducir el riesgo y garantizar el cumplimiento normativo.