Cambios legislativos, nuevas expectativas, conocimiento que se va.
¿Está tu nómina preparada?
Hay una tendencia que todos los que llevamos años en nómina hemos notado: hace tiempo, la gran preocupación era conseguir que la nómina calculase bien. Hoy eso se da por supuesto.
El problema es que "funciona" ya no es suficiente. El verdadero reto ahora es otro: asegurar que el sistema de nómina va a seguir funcionando en un entorno que cambia cada vez más rápido, y que no va a dejar de hacerlo.
Y cuando digo "seguir funcionando", no hablo solo de legislación o tecnología. Hablo también de algo más cotidiano: ¿qué pasa si María, que lleva diez años gestionando las incidencias de nómina y sabe exactamente cómo resolver cada problema, se va de vacaciones, se pone enferma, o se jubila? Muchas empresas creen que tienen un sistema de nómina. En realidad, tienen una colección de procedimientos informales que funcionan porque determinadas personas siguen ahí.
Cambios legislativos constantes
Los que trabajamos mirando lo que ocurre "bajo el capó" de la nómina sabemos que los cambios legislativos son constantes, y exigen atención y esfuerzo permanente. Cambios en los algoritmos de IRPF, cambios en la forma de cotizar (MEI, cuota de solidaridad…), cambios en la forma de reportar a los organismos oficiales (CRA, Sistema de liquidación directa), cambios, cambios, cambios.
Incluso cambios que para un lego pueden parecer más inocuos pueden tener impacto en nuestros procesos. Me preguntaba un amigo qué impacto puede tener el incremento del SMI en una empresa en la que el 90% de sus empleados están muy por encima de este valor. Pues mucho más de lo que parece: impacto en tablas salariales, revisión de complementos absorbibles, revisión de los valores de los empleados que tengan embargos, esto sin olvidarnos del 10% que no están tan por encima. La nómina es un sistema muy complejo, con muchas partes muy pequeñas y conectadas entre sí, y cualquier cambio puede tener impacto en áreas que muchas veces nos sorprenden incluso a los veteranos. Por eso, cada cambio legislativo nos exige atención y agilidad, para evitar errores, sanciones, y malestar de los empleados.
Esto nos lleva a la reflexión que planteábamos al principio del artículo ¿está nuestra nómina preparada para los próximos 5 años?
Como decíamos al principio, ya no nos basta con que la nómina pague bien hoy, necesitamos que siga haciéndolo siempre, cuales quiera que sean los cambios que están por venir, que no serán pocos.
En el ámbito legislativo, España tiene pendiente transponer la Directiva (UE) 2023/970(1) (2), creada para combatir la brecha de género, que puede tener impacto en la forma en la que reportamos a las administraciones públicas. También llevamos tiempo oyendo hablar de cambios en la jornada de los empleados, que pueden llevarnos a realizar cambios en nuestros modelos de compensación, o de cambios en el registro horario que pueden suponer cambio de paradigma en la comunicación de la jornada de nuestros empleados a la administración.
Pero los cambios que afectan a la nómina no vienen únicamente de la legislación. También cambian las expectativas de quienes utilizan nuestros sistemas cada día: los empleados.
No nos olvidemos de la experiencia de los empleados
Hasta ahora hemos hablado de lo que ocurre en las tripas de nuestra nómina, de lo que no se ve, pero ¿qué pasa con lo que sí se ve? ¿Cómo se muestra nuestra nómina a nuestros empleados? En pleno 2026 la gente ya no quiere tan solo recibir el dinero en el banco, quiere mucho más. Ahora nos hemos acostumbrado a un mundo en el que nuestro móvil nos permite acceder e interactuar con todos los aspectos de nuestra vida y no queremos que nuestra experiencia corporativa sea diferente.
Hay cosas que hace 10 años nos hubieran parecido ciencia ficción, pero hoy son la base de una buena experiencia como empleados. Cosas tan simples (aparentemente) como un buen portal del empleado que nos permita comprobar y corregir nuestros datos, o descargar nuestro recibo de nómina desde el móvil.
Recuerdo cuando me mudé de casa, cambiar mi dirección en el banco fue tan simple como abrir mi app, y modificarla. Sin complicaciones, sin papeleos. ¿Por qué con mi empresa debería ser diferente? Si lo pensáis, esto es lo que pensamos todos. A nosotros nos da igual si RRHH tiene que ser notificado y aprobar el cambio, o si el departamento de nómina debe recibir una copia de la comunicación. ¿Por qué debería importarme? Son cosas que debería hacer el sistema sin que yo tuviera que preocuparme.
En los últimos años estamos empezando a ver despuntar otra tendencia que pude ser relevante para el futuro. Cada día los chatbots están más integrados en nuestro día a día, y no está lejos el momento en que disponer de un chatbot corporativo que nos explique nuestras dudas con la nómina o nos ayude a modificar nuestra cuenta bancaria sea tan importante como puede ser hoy tener un pdf con nuestro recibo.
Pero la experiencia del empleado no depende únicamente de tener una aplicación atractiva o un portal moderno. Cada vez esperamos que los distintos sistemas de la empresa trabajen de forma coordinada. Que un cambio de dirección se refleje automáticamente en todos los sistemas necesarios. Que una ausencia registrada en control horario llegue correctamente a nómina. Que una modificación contractual realizada por RRHH no tenga que volver a introducirse manualmente en otro lugar. Detrás de una buena experiencia suele haber algo mucho menos visible: sistemas bien integrados, procesos coherentes y datos que fluyen de forma fiable entre departamentos.
Todo esto está relacionado con la famosa Employee Experience de la que hablé hace un tiempo en LinkedIn(3). Como ya os dije entonces, una buena experiencia puede ser crítica a la hora de atraer y retener talento. Es esta experiencia que ofrecemos a nuestros empleados lo que hace que sigan hablando bien de nosotros, incluso muchas veces después de cambiar de empresa.
Los riesgos invisibles de una nómina aparentemente estable.
Que las máquinas funcionen sin fricción exige el esfuerzo constante de personas que trabajan engrasándolas y resolviendo las asperezas que van surgiendo. Los que estamos en esto lo sabemos. La pregunta es: ¿está ese conocimiento documentado, o vive en la cabeza de alguien?
Cuando llevamos años dejando los documentos en carpetas compartidas con cientos de archivos sin orden. Cuando las incidencias están en correos en la bandeja de alguien, con copia a otro que recibe cien correos al día. Cuando el proveedor tiene un sistema rígido que tarde meses en adaptarse a cambios que ya son una certeza. Ahí es donde el riesgo se vuelve real: en algún momento el sistema deja de estar adaptado a la realidad, y los problemas empiezan a acumularse.
Conclusión
Hemos visto los cambios de los últimos años ¿Cuántos de nosotros los hubiéramos podido prever? Esto inevitablemente hace que nos planteemos que dentro de otros cinco años hablaremos de retos que hoy ni siquiera imaginamos.
Y tú, ¿te estás planteando si tu modelo actual de nómina está preparado para los próximos años?
Quizá merece la pena dedicar un momento a revisar no solo cómo funciona hoy, sino también cómo responderá ante los cambios que están por venir.
¿Hablamos?
Referencias: